Les ENJEUX

Pour une collectivité publique ou une entreprise, les fonctions dites support, peu visibles et souvent peu valorisées, sont pourtant essentielles à son bon fonctionnement. Elles constituent les fondations de la structure et contribuent à sa bonne gestion et à la qualité de services rendus aux administrés et clients.

La fiabilisation de ses processus s’accompagne d’une optimisation du fonctionnement de ses services, d’une amélioration du service rendu aux usagers, de la sécurisation de ses procédures et de la maîtrise de ses risques.
L’amélioration de la qualité de sa gestion interne nécessite non seulement la mise en place de systèmes d’information fiables pour la retranscription des données financières mais également le développement des compétences de ses agents publics. L’objectif est de permettre aux élus et usagers de pouvoir disposer d’informations financières complètes et lisibles.

De plus, dans un contexte général budgétaire contraint, les réorganisations, la montée en compétence des équipes, l’amélioration des performances et de l’efficacité constituent des axes d’intervention que les collectivités ne peuvent négliger.

C’est dans ce cadre que s’inscrivent les interventions d’AGESCCAL et de l’Institut de la Formation.

Nos Domaines d’intervention

  • Audit des processus en place ;
  • Accompagnement à la mise en place d’une organisation efficiente ;
  • Proposition d’outils de reporting, de suivi et de planification (tableaux de bords, processus, modes opératoires, modèles de délibérations, d’arrêtés) ;
  • Aide à la mise en place d’indicateurs ;
  • Accompagnement à la mise en œuvre des recommandations de la Chambre Territoriale des Comptes (CTC) ;
  • Veille juridique.

Quelques exemples de travaux réalisés :

  •  Audit sur les outils de suivi et de pilotage des processus en place ;
  •  Elaboration d’un plan d’action et accompagnement de la structure dans la mise en œuvre des recommandations de la CTC ;
  • Coaching de directeur d’établissement en matière de management, organisation, méthodologie et appui en expertise ;
  • Analyse financière rétrospective et prospective ;
  • Audit du fonctionnement et des pratiques comptables ;
  • Accompagnement technique pour les opérations budgétaires :
    • Elaboration d’un règlement budgétaire et financier ;
    • Elaboration des budgets et décisions modificatives ;
    • Qualité des documents budgétaires (présence de toutes les annexes obligatoires) ;
    • Mise en place d’indicateurs de contrôle de gestion ;
    • Rédaction des rapports de présentation et annexes d’informations ;
    • Mise en place d’un Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI), d’AP (autorisation de Programme) /CP (crédits de paiement) ou d’AE (autorisation d’engagement) /CP (crédits de paiement) ; gestion de projet.
  • Accompagnement technique pour les opérations comptables :
    • Traitement d’écritures comptables complexes ;
    • Pointage du compte administratif et du compte de gestion ;
    • Gestion patrimoniale ;
    • Tenue des régies (organisation, fonctionnement et contrôle interne).
  • Audit des comptes :
    • Analyse du compte de gestion et du compte administratif ;
    • Identification des anomalies et des pratiques comptables défaillantes ou inexistantes ;
    • Proposition d’amélioration de la qualité comptable par la mise en œuvre progressive des obligations comptables
Quelques exemples de travaux réalisés :
  • Etude et mise en place d’une comptabilité analytique au sein d’un syndicat mixte ;
  • Accompagnement à la mise en œuvre d’une comptabilité de stocks ;
  • Création d’un outil de suivi de la trésorerie et mise en place d’un plan prévisionnel de trésorerie (intégration des données de la trésorerie pour disposer d’une information quotidienne et rapide de l’état de la trésorerie et des mandats restants à payer) ;
  • Audit de la régie de recettes et mise en place de procédure et d’outils de suivi ; travaux sur les impayés et l’amélioration du recouvrement ;
  • Reconstitution des états financiers ;
  • Amélioration et formalisation du circuit de la dépense ;
  • Aide à la rédaction de rapports financiers (DOB, BP, CA)
  • Mise en place de procédures et d’un guide d’achat ;
  • Accompagnement administratif au montage de convention ou d’appel d’offres ;
  • Suivi financier des marchés publics
Quelques exemples de travaux réalisés 
  • Mise en place d’un outil de suivi sous Excel des marchés publics ;
  • Audit du fonctionnement et des pratiques en ressources humaines
  • Aide au recrutement ;
  • Réorganisation ;
  • Fiches de poste ;
  • Rédaction d’un règlement intérieur, livret d’accueil ;
  • Gestion des dossiers du personnel (mise en place de tableaux de suivi des contrats, des carrières, plan de formation) ;
  • Gestion des présences (planning et suivi des absences) ;
  • Accompagnement en matière de rémunération du personnel ;
  • Gestion et pilotage de la masse salariale ;
  • Actions de formations spécifiques et techniques.

Quelques exemples de travaux réalisés  :

  • Audit sur les opérations de paie (du point de vue réglementaire et organisationnel) et accompagnement à la mise en œuvre des recommandations dans un objectif de sécurisation et d’optimisation des pratiques ;
  • Accompagnement à préparation budgétaire de la masse salariale en lien avec l’outil Excel créé ;
  • Construction avec les gestionnaires RH d’un outil de suivi rétrospectif de la masse salariale permettant de disposer d’éléments précis sur la composition des salaires et le coût par entité/service ;
  • Réalisation de paies et des déclarations sociales ;

Nos Modalités D’INTERVENTION

Nous pouvons intervenir dans le cadre d’un accompagnement de moyen ou long terme, ou réaliser des travaux ponctuels, à la demande. Vous pouvez également bénéficier d’un accompagnement à distance en matière de gestion administrative, ressources humaines, paie, comptabilité publique et budget. Cette formule d’abonnement mensuel comprend toutes réponses à des questions courantes, toute rédaction d’un écrit simple ou contrôle d’un écrit existant. Notre méthodologie est personnalisée pour chaque intervention. Suite au diagnostic, et après avoir définis conjointement vos objectifs, nous proposons une méthodologie et des outils d’accompagnement permettant de les atteindre. Les outils développés et la démarche d’intervention mise en œuvre intégreront le contexte et l’existant de la collectivité. Notre démarche d’intervention repose sur la proximité et la participation du personnel concerné. Elle peut prendre plusieurs formes :
  • Des interventions sur site ;
  • Un accompagnement par téléphone, email, skype et teamviewer ;
  • Des travaux hors site (tels que travaux spécifiques, conception de tableaux de suivi ou vérification de données comptables, recherche documentaire ou autres) ;
  • Des actions de formation (sur catalogue ou formations spécifiques et personnalisées).